Apalancar los cambios en favor de nuestra agenda

Todo cambio en nuestros planes ofrece siempre oportunidades para seguir avanzando en lo relevante para nosotros. Una demora en un vuelo nos permite tiempo para invertir en nuestro conocimiento. Una cancelación de una cita libera un espacio importante para adelantar un proyecto en un espacio previamente reservado. El punto clave para administrar estos eventos contingentes es preguntar con intención:

• ¿Cuál de mis prioridades puedo desplazar en estas nuevas circunstancias?

• ¿Cómo puedo obtener ventajas en lo personal o profesional de la nueva realidad de mi agenda?

En su libro Make Time, Jake Knapp y John Zeratsky nos dan 3 criterios muy simples que pueden aplicarse a solucionar estas preguntas. Ellos llaman Highlight (evento destacado) a aquello a lo que damos foco en nuestra agenda cada jornada. Y para definir esta actividad entre todos nuestros pendientes podemos comparar los siguientes factores:

Tiempo límite: ¿Qué actividad tiene una fecha no negociable que puedo avanzar con este bloque de tiempo inesperado? El tiempo límite se vuelve clave si la actividad es condicionante para que otra área siga un proceso o bien si el tiempo límite es una promesa a un cliente. Bajo estas circunstancias, este criterio nos puede clarificar fácilmente que poner en nuestra agenda.

Satisfacción: ¿Qué actividad me brindaría más sensación de logro o progreso por avanzarla en este momento? Tal vez no hay tiempos límites cercanos que atender. En este caso se pueden analizar actividades que formen parte de tus proyectos más trascendentes. Se puede tratar de un desarrollo de proyecto que apenas está en su fase preliminar. O bien se puede atender algo que conecte con tus relaciones más importantes pues esto es coherente con tus valores.

Felicidad: ¿Qué actividad me brindaría más sensación de bienestar? Si los dos criterios anteriores no fueron suficientes, vale la pena preguntarnos por aquellas actividades que alimenten nuestro espíritu. Un alma recargada por hacer algo que te hizo sentir bien tendrá más foco horas después para seguir proyectos con tiempos límites o para tareas de alta complejidad. Por eso este criterio también es muy válido para reordenar planeación en el día.

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